জাতীয় বিশ্ববিদ্যালয়ের অধীনে থাকা সকল কলেজ ও শিক্ষা প্রতিষ্ঠানকে দাপ্তরিক যোগাযোগের ক্ষেত্রে এক বিশেষ নির্দেশনা প্রদান করেছে বিশ্ববিদ্যালয় প্রশাসন।
এখন থেকে বিশ্ববিদ্যালয়ের সাথে যেকোনো ধরণের ই-মেইল যোগাযোগের জন্য শুধুমাত্র প্রতিষ্ঠানকে বরাদ্দ দেওয়া অফিসিয়াল ই-মেইল ঠিকানা ব্যবহার করতে হবে। ব্যক্তিগত কিংবা অন্য কোনো বিকল্প ই-মেইল আইডি থেকে পাঠানো যেকোনো ধরণের আবেদন, দাপ্তরিক তথ্য বা বার্তা সরাসরি বাতিল বলে গণ্য করা হবে।
সম্প্রতি বিশ্ববিদ্যালয়ের কলেজ পরিদর্শন শাখা থেকে প্রকাশিত একটি প্রজ্ঞাপনে এই কড়া বার্তা দেওয়া হয়েছে। সেখানে উল্লেখ করা হয়, এর আগে গত বছরের জুলাই মাসের শেষ দিকেও একই বিষয়ে একটি আদেশ জারি করা হয়েছিল। সেই বিজ্ঞপ্তিতেও স্পষ্টভাবে জানানো হয়েছিল যে, জাতীয় বিশ্ববিদ্যালয়ের দাপ্তরিক কাজের স্বার্থে প্রতিটি কলেজের জন্য নির্ধারিত কোড সম্বলিত অফিসিয়াল ই-মেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করা বাধ্যতামূলক।
কর্তৃপক্ষ গভীর উদ্বেগের সাথে লক্ষ্য করেছে যে, পূর্ববর্তী নির্দেশনা থাকা সত্ত্বেও বেশ কিছু শিক্ষা প্রতিষ্ঠান এখনো বিভিন্ন প্রাতিষ্ঠানিক যোগাযোগ ও নথিপত্র প্রেরণের জন্য ব্যক্তিগত ই-মেইল ব্যবহার করে আসছে। এর ফলে প্রশাসনিক দৈনন্দিন কার্যক্রমে যেমন অনাকাঙ্ক্ষিত দেরি হচ্ছে, তেমনি প্রেরিত তথ্যসমূহ আসলেই অনুমোদিত ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে এসেছে কিনা, তা নিশ্চিত করতে জটিলতার সম্মুখীন হতে হচ্ছে কর্তৃপক্ষকে। সার্বিক এই প্রক্রিয়াটি বিশ্ববিদ্যালয়ের সিদ্ধান্ত গ্রহণের গতিকে মন্থর করে দিচ্ছে।
এই পরিস্থিতি নিরসনে এবং প্রাতিষ্ঠানিক শৃঙ্খলা বজায় রাখতে কলেজ পরিদর্শন দপ্তরের নির্দিষ্ট ই-মেইলে যেকোনো ধরণের চিঠি বা তথ্য পাঠানোর সময় বরাদ্দকৃত প্রাতিষ্ঠানিক আইডি ব্যবহারের জন্য পুনরায় কঠোর তাগিদ দেওয়া হয়েছে। এই নিয়ম অমান্য করে অন্য কোনো মাধ্যমে যোগাযোগ করা হলে তা সম্পূর্ণভাবে অগ্রাহ্য করা হবে বলেও প্রজ্ঞাপনে সাফ জানিয়ে দেওয়া হয়েছে।
